Im Gegensatz zu einer Beurkundung, mit der ein Notar selbst die Verantwortung für den Inhalt einer Urkunde übernimmt, bestätigt der Notar bei einer Unterschriftsbeglaubigung nur die Unterschrift selbst. Die Unterschrift muss dabei entweder in Gegenwart des Notars geleistet (vollzogen) oder durch den Unterzeichner bestätigt (anerkannt) werden.
Die Beglaubigung setzt also stets voraus, dass der Unterzeichner persönlich dem Notar gegenübersteht. Die Beglaubigung einer per Telefon oder durch Übermittlung von Dritten (auch Notarangestellten) anerkannten Unterschrift ist in Deutschland, anders als etwa in Österreich, streng verboten.
Wenn Ihnen daher Dokumente vorliegen, die notariell beglaubigt werden sollen, empfehlen wir Ihnen folgendes Vorgehen:
- prüfen Sie die Dokumente genau, bevor Sie den Notar aufsuchen; Auskunft zum Inhalt der Dokumente kann Ihnen im Regelfall nur derjenige geben, der sie entworfen hat, nicht der Notar, der lediglich Ihre Unterschrift beglaubigt
- klären Sie (gerne auch in Rücksprache mit uns), ob eine einfache Beglaubigung ausreicht oder ob eine Beurkundung erforderlich ist; gerade bei Texten zur Verwendung im Ausland ist dies oft unklar
- sofern der Text im Ausland verwendet werden soll, klären Sie bitte im Vorfeld (gerne auch in Rücksprache mit uns) ob eine Überbeglaubigung (Apostille) oder Legalisation der Urkunde nötig ist
- vereinbaren Sie bitte einen Termin mit der Notarstelle, um Wartezeiten zu vermeiden, oder rufen Sie zumindest kurz vorher bei der Notarstelle an, ob gerade ein Notar im Haus ist, damit Sie nicht umsonst anreisen
- bringen Sie bitte zum Termin einen gültigen Lichtbildausweis mit (sicherheitshalber auch dann, wenn Sie dem Notar persönlich bekannt sind, es könnte z.B. gerade ein Notarvertreter eingesetzt sein, der Sie nicht kennt). Wenn die Beglaubigung mit einem Immobilienkauf oder einer gesellschaftsrechtlichen Angelegenheit zusammenhängt, können nur Personalausweise eines EU-Mitgliedstaates oder Reisepässe anerkannt werden; ein Führerschein oder der Personalausweis eines Nicht-EU-Staates reichen dann also nicht aus.